TRỢ LÝ GỒM NHỮNG CÔNG VIỆC GÌ? MÔ TẢ CHI TIẾT YÊU CẦU CÔNG VIỆC
Với vai trò là người hỗ trợ các công việc hành chính đôi khi thay mặt lãnh đạo để giải quyết những vấn đề trong doanh nghiệp, vị trí trợ lý đem đến nhiều cơ hội học tập và thăng tiến. Vậy cụ thể vị trí này ra sao? Có những yêu cầu nào? Mời bạn tham khảo bài viết sau đây để có cái nhìn tổng quát nhất.
1. Vai trò của vị trí trợ lý
Xem thêm: SINH VIÊN CÓ NÊN ĐI LÀM TRÁI NGÀNH KHÔNG
Khi nói đến trợ lý, nhiều người thường nghĩ đến các công việc hành chính, thực chất điều đó là đúng nhưng chưa đủ. Đối với trợ lý riêng, bạn sẽ giúp lãnh đạo nhận báo cáo, sắp xếp lịch hẹn và các cuộc họp, giúp đỡ các công việc khác theo sự phân công. Trong khi đó, trợ lý phòng ban có trách nhiệm hỗ trợ xử lý các thủ tục hành chính cho trưởng phòng, phó phòng và các nhân viên bộ phận.
Trợ lý cấp cao thậm chí có quyền hành cao hơn các trưởng bộ phận, đôi khi thay mặt sếp phân công và xử lý các công việc kinh doanh, quản trị và hành chính nói chung. Yêu cầu đối với trợ lý cấp cao đòi hỏi nhiều kinh nghiệm hơn hẳn trợ lý phòng ban.
Công việc trợ lý tương đối bận rộn, đòi hỏi khả năng đa nhiệm, tổ chức và quản lý thời gian. Bạn sẽ đóng vai trò quan trọng trong việc duy trì nhịp độ và đảm bảo chất lượng công việc ở mức hiệu quả nhất.
2. Mô tả công việc của trợ lý
Trợ lý cho mỗi bộ phận khác nhau sẽ thực hiện những nhiệm vụ khác nhau. Nhưng nhìn chung, họ đảm nhận các công việc cụ thể như sau:
-
Lên lịch họp và các cuộc hẹn.
-
Chuẩn bị phòng hội nghị (chẳng hạn như đặt chỗ và kiểm tra trang thiết bị).
-
Cập nhật cơ sở dữ liệu nội bộ (ví dụ, thông tin nhân viên mới).
-
Tra cứu và tổng hợp dữ liệu nội bộ doanh nghiệp khi được yêu cầu.
-
Kiểm soát vật tư văn phòng và đặt hàng khi cần.
-
Sắp xếp và lưu giữ hồ sơ nhân viên.
-
Thực hiện công tác hành chính hỗ trợ nhân viên hằng ngày.
-
Giải đáp thắc mắc của nhân viên và chuyển câu hỏi đến phòng nhân sự nếu cần.
-
Phân phát tài liệu công ty cho nhân viên (chẳng hạn như các thông báo, quy định làm việc).
-
Giải quyết các vấn đề đi lại và chỗ ở cho nhân viên.
3. Các yêu cầu về trình độ và kỹ năng với vị trí trợ lý
Phổ công việc rộng, trợ lý phải là người đa nhiệm, am hiểu về hành chính doanh nghiệp cũng như có khả năng giao tiếp hiệu quả, cụ thể như sau:
- Kinh nghiệm làm Trợ lý hành chính hoặc vị trí tương đương
- Hiểu biết về công việc văn phòng và các thủ tục nhân sự
- Kỹ năng máy tính (sử dụng thành thạo MS Office)
- Kiến thức về Luật Lao động
- Kỹ năng tổ chức tốt
- Biết sử dụng các thiết bị văn phòng (như máy in, máy fax)
- Kỹ năng giao tiếp tốt
- Tốt nghiệp THPT trở lên
4. Các vị trí trợ lý phổ biến hiện nay
1. Trợ lý Giám đốc/Tổng giám đốc
Trợ lý Giám đốc/Tổng giám đốc công ty đảm nhận các đầu việc như: Quản lý các phòng ban, giám sát việc thực hiện các dự án, lên kế hoạch làm việc... Ngoài ra, họ cũng có thể thay mặt cho lãnh đạo đưa ra quyết định trong những trường hợp cần thiết.
Ứng viên cho vị trí này cần phải có bằng Cử nhân trở lên thuộc ngành Quản trị kinh doanh hoặc các lĩnh vực có liên quan khác. Ngoài ra, năng lực quản trị cũng là một lợi thế đối với vị trí này.
Thu nhập của Trợ lý Giám đốc trung bình từ hơn 7 triệu đến 22 triệu đồng/tháng đối với doanh nghiệp trong nước và lên đến 60 triệu/tháng cho doanh nghiệp nước ngoài.
2. Trợ lý dự án
Trợ lý dự án sẽ hỗ trợ Giám đốc dự án hoặc Quản lý dự án điều hành toàn bộ công việc thuộc phạm vi của một dự án, cụ thể như: Giám sát tiến độ, đánh giá chất lượng dự án, lưu trữ hồ sơ, các công tác hành chính, tính toán lương thưởng cho nhân viên dự án,... Ngoài ra, công việc của họ cũng có thể bao gồm cố vấn, tham mưu cho Trưởng dự án trong quá trình hoạch định chiến lược.
Công việc này yêu cầu trình độ Đại học trở lên ngành Quản trị kinh doanh, Khoa học quản lý hoặc các lĩnh vực có liên quan cũng như ít nhất 2 năm kinh nghiệm làm việc tại vị trí nhân viên dự án. Đồng thời, trợ lý dự án cũng cần phải có kỹ năng giao tiếp tốt, có tính chủ động và tinh thần trách nhiệm cao trong công việc, khả năng đa nhiệm.
Mức lương trợ lý dự án hiện nay từ 8 triệu đến 14 triệu đồng/tháng, đi kèm với cơ hội học hỏi và gia tăng kinh nghiệm làm việc.
3. Trợ lý kinh doanh
Ở vị trí này, bạn sẽ phối hợp với các bộ phận khác trong công ty để phát triển ý tưởng và thực hiện kế hoạch, chiến lược kinh doanh nhằm nâng cao doanh số.
Trợ lý kinh doanh yêu cầu trình độ Cử nhân các ngành Quản trị kinh doanh, Marketing, Kinh tế,.... Đây là một vị trí quan trọng và có tiềm năng phát triển mạnh nhất trong các công ty. Những người có nền tảng kiến thức chuyên môn tốt, am hiểu về sản phẩm/dịch vụ cũng như có khả năng giao tiếp và đàm phán hiệu quả thường sẽ chỉ mất khoảng 3 đến 5 năm để trở thành chuyên viên kinh doanh hoặc giám sát kinh doanh.
Mức lương khởi điểm của trợ lý kinh doanh hiện nay rơi vào khoảng 3 triệu đến 7 triệu/tháng, mức lương trung bình là từ 8,9 triệu đến 10,7 triệu/tháng và cao nhất khoảng 30 triệu đồng/tháng.
4. Trợ lý sản xuất
Trợ lý sản xuất là người hỗ trợ đắc lực cho Giám đốc sản xuất hoặc Quản lý sản xuất trong những công việc như giám sát quy trình hoạt động, quản lý tài chính, quản lý nhân viên,... Nhằm đảm bảo mọi hoạt động trong nhà máy đều diễn ra trơn tru, đúng kế hoạch. Đây là một công việc tương đối áp lực và đòi hỏi kiến thức chuyên môn và trình độ cao.
Công việc này đòi hỏi ứng viên trình độ từ Cao đẳng trở lên và có nền tảng kiến thức vững chắc về quy trình sản xuất các mặt hàng, sản phẩm. Những người từng có kinh nghiệm làm việc trong các dây chuyền sản xuất sẽ được ưu tiên hơn trong quá trình tuyển dụng.
Với vai trò trợ lý sản xuất, mức lương khởi điểm bạn nhận được sẽ là từ 4 triệu đến 8,1 triệu/tháng, mức trung bình từ 9,9 triệu đến 11,8 triệu/tháng và cao nhất khoảng 25 - 29,3 triệu/tháng.
5. Trợ lý hành chính
Trợ lý hành chính là người chịu trách nhiệm đối với tất cả các công việc hành chính, văn thư của doanh nghiệp, với các đầu việc bao gồm: Soạn thảo văn bản, tiếp khách hàng, nhận điện thoại, chuẩn bị phòng họp và tài liệu cho các cuộc họp, hỗ trợ các vấn đề về thủ tục cho nhân viên, ....
Vị trí yêu cầu trình độ Trung cấp trở lên đi kèm với các kỹ năng tin học văn phòng, giao tiếp tốt và đặc biệt là phải có khả năng đa nhiệm.
Mức thu nhập đối với trợ lý hành chính là từ 7 triệu đến 12 triệu đồng/tháng, đi kèm với cơ hội học tập tạo tiền đề thăng tiến lên giám đốc hành chính.
Kết lại
Những vị trí trợ lý khác nhau, ngoài kiến thức về thủ tục hành chính còn đòi hỏi những hiểu biết về chuyên môn khác nhau đem đến cơ hội học tập và thăng tiến nhanh chóng. Trung tâm chúc bạn sớm tìm được công việc phù hợp cho bản thân.
Nguồn tham khảo: joboko
—————
Trung tâm Hướng nghiệp - Tư vấn việc làm Trường Đại học Mở TP.HCM
Website: vieclam.ou.edu.vn
Email: huongnghiepvieclam@ou.edu.vn
SĐT: (028) 3930 0952
Tin khác
[Trở về]
Tìm việc làm
Kết nối với trường ĐH Mở TPHCM
Thăm dò ý kiến
Bạn mong muốn làm việc ở đâu?
- Khu vực công.
- Khu vực tư nhân.
- Khu vực có vốn đầu tư nước ngoài.
- Tự tạo doanh nghiệp.