Một trong những kỹ năng giao tiếp thiết yếu mà mỗi cá nhân cần rèn luyện là khả năng đưa ra phản hồi mang tính xây dựng. Constructive Feedback không chỉ giúp cá nhân nhận thức được điểm mạnh, điểm yếu của bản thân mà còn góp phần cải thiện hiệu suất công việc, thúc đẩy sáng tạo và đổi mới trong tổ chức.

1. Constructive Feedback là gì? Tầm quan trọng của Constructive Feedback

Constructive Feedback (Phản hồi mang tính xây dựng) là loại phản hồi được đưa ra nhằm mục đích giúp người nhận cải thiện hoặc phát triển bản thân, kỹ năng, hoặc công suất công việc. Phản hồi này tập trung vào điểm mạnh của chủ thể, không chỉ trích, đề xuất cách cải thiện cụ thể, mang tính hỗ trợ, giúp người nhận phản hồi nhận thức được những cơ hội và tiềm năng để cải thiện.

Điều này góp phần tạo ra một môi trường học tập và làm việc tích cực, giảm bớt áp lực, khuyến khích sự sáng tạo và nâng cao năng lực của cá nhân và tổ chức. 

Ví dụ:

Thay vì nói vỏn vẹn "Cái này chưa tốt", bạn có thể nói "Mình thấy bạn đang gặp chút khó khăn ở phần này. Thử làm theo cách này xem sao, chắc sẽ chính xác hơn. Nếu cần, mình luôn sẵn sàng hỗ trợ bạn."

Đặc điểm của Constructive Feedback thường bao gồm:

• Cụ thể và rõ ràng: Phản hồi phải rõ ràng, chi tiết và dễ hiểu để người nhận biết được chính xác điều gì cần phải chỉnh sửa.
• Khách quan: Đánh giá có cơ sở và quan sát thực tế, không dựa trên ý kiến cá nhân hay thành kiến.
• Đề xuất giải pháp hoặc khuyến nghị: Không chỉ nêu ra vấn đề, phản hồi mang tính xây dựng đề xuất cho người nhận cách giải quyết vấn đề hoặc giải pháp khả thi.
• Thái độ tôn trọng: Phản hồi phải được đưa ra với thái độ tôn trọng, không làm tổn thương làm cảm xúc người nhận mà ngược lại, giúp họ có động lực cải thiện.

Tầm quan trọng của Constructive Feedback

• Cơ hội phát triển: Constructive Feedback giúp người nghe nhận thức được những cơ hội phát triển bản thân. Thông qua những phản hồi cụ thể và mang tính hỗ trợ, người nhận có thể nhận diện được điểm mạnh và điểm yếu của mình, từ đó lên kế hoạch cải thiện và hoàn thiện các kỹ năng cần thiết.
• Nuôi dưỡng tinh thần cống hiến: Khi người nhận thấy rằng sự đóng góp của mình được chú ý và có thể cải thiện qua phản hồi, họ sẽ cảm thấy gắn bó và có sự đầu tư hơn với công việc. Điều này tạo ra một môi trường làm việc tích cực, nơi mọi người luôn sẵn sàng học hỏi và phát triển.
• Tạo động lực thay đổi: Những nhận xét rõ ràng, cụ thể và tích cực sẽ khuyến khích người nhận thử thách bản thân, thay đổi cách làm việc và đạt được kết quả tốt hơn.
• Xây dựng niềm tin: Khi phản hồi được đưa ra một cách chân thành, mang tính xây dựng và minh bạch, người nghe cảm thấy tin tưởng vào người đưa ra phản hồi, nâng cao hiệu suất chung, hiệu quả làm việc nhóm được cải thiện.

2. Phân biệt giữa phê bình (Criticism) và phản hồi (Feedback)

Chúng ta thường nhầm lẫn giữa feedback (góp ý) và criticism (phê bình), cả hai đều là cách để truyền đạt đánh giá nhưng có sự khác biệt quan trọng.

3. Làm thế nào để đưa ra Constructive Feedback?

Bí quyết để đưa ra constructive feedback cụ thể như sau:

• Xây dựng lòng tin sẽ quyết định “độ uy tín” phản hồi của bạn, người nghe sẽ an tâm và cởi mở hơn với góp ý của bạn. Ngược lại, thiếu niềm tin dẫn đến khó khăn trong giao tiếp, người nghe có thể cho rằng góp ý của bạn không có giá trị.
• Hãy minh bạch và cụ thể giúp người nghe hiểu rõ ràng và chính xác những gì cần cải thiện, tránh những diễn giải sai lệch.
• Khi đánh giá, hãy tập trung vào mặt tích cực, nhấn mạnh điểm mạnh và làm nổi bật những gì họ đã làm tốt. Điều này tạo động lực cho họ phát huy các thành tựu trước đó và liên tục cải thiện bản thân.
• So với các phương thức giao tiếp trực tuyến như email, tin nhắn nhanh có thể gây hiểu lầm trong chữ nghĩa, các cuộc đối thoại trực tiếp thường hiệu quả hơn khi có các yếu tố giọng điệu, ngôn ngữ cơ thể.

Phản hồi mang tính xây dựng (Constructive Feedback) đóng vai trò rất quan trọng trong quá trình làm việc nhóm và khi đi làm. Đối với sinh viên, việc nhận và đưa ra phản hồi xây dựng giúp cải thiện hiệu quả công việc chung, nâng cao khả năng hợp tác và giải quyết vấn đề. Khi nhận được phản hồi, sinh viên nên lắng nghe một cách cởi mở, không coi đó là sự chỉ trích mà là cơ hội để học hỏi và phát triển. Bên cạnh đó, khi đưa ra phản hồi cho đồng đội, cần phải chân thành, cụ thể và mang tính xây dựng, giúp người nhận dễ dàng cải thiện. Tinh thần hợp tác, tiếp thu phản hồi và liên tục nâng cấp bản thân sẽ giúp sinh viên phát triển kỹ năng làm việc nhóm và thích nghi nhanh chóng với môi trường làm việc thực tế trong tương lai.

Nguồn tham khảo: Glints