Văn hoá công sở là gì?

Ở cấp độ cơ bản nhất, Forbes định nghĩa Văn hóa công sở là: “Các giá trị chung, hệ thống niềm tin, thái độ và tập hợp các giả định mà mọi người ở nơi làm việc đều chia sẻ”.

Hay nói cách khác, văn hoá công sở không chỉ đơn giản là cách mọi người làm việc mà còn bao gồm những quy tắc, giá trị và chuẩn mực ứng xử hình thành nên “bản sắc” của một doanh nghiệp. Điều này thể hiện ở:

• Cách đồng nghiệp giao tiếp với nhau.

• Quy tắc làm việc, từ giờ giấc đến cách xử lý nhiệm vụ.

• Những giá trị cốt lõi mà công ty đề cao như sáng tạo, minh bạch hay kỷ luật.

Đối với sinh viên đang chuẩn bị bước vào kỳ thực tập hoặc sắp tốt nghiệp, việc hòa nhập với văn hoá công sở đôi khi không hề dễ dàng. Sự khác biệt trong môi trường, cách giao tiếp, giờ giấc hay áp lực phải giữ gìn hình ảnh bản thân đều là những điều mới mẻ. Nhưng đừng lo, bài viết này sẽ mang đến những lời khuyên cụ thể giúp bạn hòa nhập hiệu quả và nhanh chóng tạo ấn tượng tích cực trong môi trường làm việc.

Tìm hiểu kỹ về văn hoá công sở của doanh nghiệp mà bạn có ý định làm việc 

Quan sát và nắm bắt quy tắc ứng xử:

Văn hóa công sở thể hiện qua cách mọi người làm việc và tương tác. Một số doanh nghiệp đề cao sự sáng tạo và linh hoạt, cho phép nhân viên chủ động đưa ra sáng kiến, trong khi những nơi khác lại ưu tiên sự tuân thủ quy trình chặt chẽ.

Ví dụ:

• Ở một công ty sáng tạo như agency quảng cáo, thường khuyến khích nhân viên đưa ra những ý tưởng độc đáo, bất kể bạn đang ở vị trí nào trong nhóm. Các buổi họp brainstorm thường rất sôi động, mọi người được khuyến khích bày tỏ quan điểm mà không sợ bị phê phán.

• Ngược lại, tại các doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực sản xuất hoặc tài chính, có thể yêu cầu nhân viên tuân thủ nghiêm ngặt các quy trình đã định sẵn. Chẳng hạn, bạn cần hoàn tất báo cáo theo đúng mẫu và trình tự trước khi nộp cho quản lý, để đảm bảo tính chính xác và tránh sai sót.

Tham khảo trước:

Tìm hiểu về công ty qua website, mạng xã hội hoặc hỏi ý kiến từ người đi trước. Một số công ty có quy định cụ thể về cách sử dụng không gian làm việc chung, quy trình báo cáo công việc hay cách giải quyết vấn đề nội bộ. Nắm bắt trước sẽ giúp bạn tránh những sai lầm không đáng có.

Thái độ với thời gian: Hãy xem giờ làm việc là quy định nghiêm túc, không phải linh hoạt. Nhớ rằng: 

• Đến trước giờ làm 10 – 15 phút để chuẩn bị tinh thần và công việc.

• Nếu có lịch họp, kiểm tra trước tài liệu và đăng nhập vào phòng họp trực tuyến trước ít nhất 10 phút.

• Khi đi muộn (trong trường hợp bất khả kháng), hãy thông báo ngay và xin lỗi rõ ràng.

Xây dựng hình ảnh cá nhân 

Trang phục phù hợp:

• Doanh nghiệp thuộc lĩnh vực ngân hàng, tài chính: Ưu tiên sơ mi, quần tây hoặc chân váy dài, kết hợp giày công sở tối màu.

• Công ty sáng tạo hoặc startup: Có thể chọn phong cách thoải mái hơn nhưng vẫn cần chỉn chu, ví dụ như áo polo và quần kaki. Tránh mặc trang phục thiếu lịch sự hay quá ngắn.

Tác phong chuyên nghiệp:

• Luôn mỉm cười và chào hỏi đồng nghiệp khi gặp nhau.

• Giữ thái độ tích cực, lắng nghe khi đồng nghiệp chia sẻ và tránh cắt ngang khi người khác nói.

• Môi trường công sở không tránh khỏi áp lực, nhưng việc thể hiện sự cáu giận hay thất vọng trước mặt đồng nghiệp là không phù hợp. Nếu gặp khó khăn, hãy trao đổi riêng với người hướng dẫn hoặc cấp trên.

• Hạn chế sử dụng điện thoại cá nhân trong giờ làm, đặc biệt là trong các buổi họp hoặc khi làm việc nhóm.

Thành thạo công cụ làm việc để bắt kịp nhịp độ công việc

Trong môi trường đại học, đa số sinh viên đã quen thuộc với các công cụ như Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint). Tuy nhiên, khi bước vào công sở, bạn sẽ cần bổ sung kiến thức về những công cụ hỗ trợ hiện đại để đáp ứng yêu cầu làm việc nhóm và giao tiếp hiệu quả hơn.

• Viber, Slack, WhatsApp: Được nhiều doanh nghiệp sử dụng cho các cuộc thảo luận nhanh và thông báo nội bộ.

• Trello, Asana: Giúp bạn theo dõi tiến độ nhiệm vụ, sắp xếp công việc theo ưu tiên, và làm việc nhóm hiệu quả hơn.

• Notion: Hỗ trợ ghi chú và quản lý dự án với giao diện trực quan.

• Zoom, Google Meet: Thường được dùng cho các buổi họp, đào tạo từ xa hoặc trao đổi với khách hàng. Hãy làm quen với cách sử dụng các tính năng cơ bản như chia sẻ màn hình, quản lý người tham dự, và ghi lại buổi họp.

Văn hoá công sở đặc trưng ở một số quốc gia

Văn hóa công sở Hàn Quốc

• Nhân viên thường tuân theo một hệ thống cấp bậc rõ ràng, việc sử dụng kính ngữ khi giao tiếp với đồng nghiệp cấp cao hoặc cấp trên là nét đặc trưng không thể thiếu trong văn hóa công sở Hàn Quốc.

• Để đáp ứng khối lượng công việc, nhân viên thường xuyên làm thêm giờ, thậm chí làm việc vào cuối tuần, đặc biệt khi thời hạn hoàn thành dự án đang đến gần.

• Trong môi trường công việc, người Hàn Quốc luôn cố gắng sử dụng ngôn ngữ nhẹ nhàng và giữ thái độ hòa nhã, đặc biệt là khi làm việc với cấp trên. Việc giải quyết vấn đề một cách êm thấm và duy trì sự tôn trọng lẫn nhau là ưu tiên hàng đầu.

• Các buổi ăn trưa cùng đồng nghiệp hoặc các buổi tụ họp sau giờ làm việc, chẳng hạn như đi ăn uống, đóng vai trò quan trọng trong việc xây dựng tình cảm và sự gắn kết trong tập thể.

• Quan hệ tốt đẹp với đồng nghiệp và lãnh đạo là yếu tố then chốt trong sự nghiệp. Sự thăng tiến đôi khi phụ thuộc rất nhiều vào khả năng tạo dựng và duy trì mạng lưới quan hệ cá nhân trong công ty.

Văn hóa công sở Singapore

• Người Singapore đề cao việc đầu tư thời gian vào việc tìm hiểu đối tác và xây dựng mối quan hệ bền vững trước khi đi sâu vào các vấn đề kinh doanh. Họ xem trọng sự tôn trọng và cẩn thận trong việc tạo dựng lòng tin, coi đây là nền tảng cho những hợp tác lâu dài.

• Hành động trao danh thiếp bằng cả hai tay là một phần không thể thiếu trong các cuộc gặp gỡ công việc. Đây là cách thể hiện sự lịch sự và coi trọng đối tác trong môi trường kinh doanh Singapore.

• Trong lần gặp gỡ đầu tiên, cái bắt tay thường kéo dài từ 10 đến 12 giây, biểu thị thiện chí và mong muốn thiết lập một mối quan hệ kinh doanh chân thành, lâu bền.

Văn hóa công sở Hoa Kỳ

• Tại Mỹ, sự cống hiến cho công việc được đánh giá cao, thể hiện qua tinh thần "workaholic." Các cuộc họp thường xuyên được tổ chức bất kể thời gian hay địa điểm, kể cả trong bữa ăn, nhằm tối ưu hóa thời gian và thể hiện cam kết cao đối với công việc.

• "Thời gian là tiền bạc" là một triết lý kinh doanh phổ biến. Các cuộc thảo luận thường tập trung vào mục tiêu và kết quả, với mong muốn đạt hiệu quả tối đa và hạn chế lãng phí thời gian.

• Việc giữ im lặng điện thoại và tránh gián đoạn trong khi họp là cách thể hiện sự tôn trọng đối với đồng nghiệp. Điều này nhấn mạnh tầm quan trọng của sự tập trung và phong thái chuyên nghiệp trong môi trường làm việc.

• Người Mỹ thường sử dụng ngôn ngữ đơn giản, gần gũi hoặc các thành ngữ trong giao tiếp công việc. Cách tiếp cận này giúp giảm bớt căng thẳng, khuyến khích sự sáng tạo và tạo không khí hợp tác cởi mở trong đội nhóm.

Kết lại

Hòa nhập với văn hoá công sở không phải là việc “một sớm một chiều,” nhưng với sự chuẩn bị kỹ lưỡng và tinh thần cầu tiến, bạn sẽ nhanh chóng thích nghi và tỏa sáng. Hãy coi những ngày đầu làm việc là cơ hội để học hỏi, mở rộng kiến thức và phát triển kỹ năng. Chúc bạn thành công trong hành trình sự nghiệp mới!

Nguồn: Học viện Quản lý PACE