Pomodoro Technique

Quy tắc chung: Phương pháp Pomodoro phân chia công việc thành những nhiệm vụ nhỏ và giải quyết trong thời gian đã đặt ra. Trong quá trình thực hiện, bạn sẽ có những khoảng nghỉ kéo dài từ 1 - 5 phút. Nhờ chia nhỏ công việc và đặt khoảng nghỉ hợp lý, cơ thể bạn sẽ được thư giãn, giữ được tỉnh táo và có thêm nhiều năng lượng để tiếp tục công việc 

Cách thực hiện cụ thể: 

• Đặt ra thời gian Pomodoro: Thông thường, một Pomodoro sẽ kéo dài khoảng 25 phút, tuy nhiên bạn có thể linh hoạt điều chỉnh tùy vào tính chất công việc của bạn.

• Sau khi hoàn thành một Pomodoro, bạn có thể nghỉ 5 phút.

• Sau 4 lần Pomodoro, bạn có thể nghỉ ngơi trong khoảng từ 15 - 30 phút.

Lưu ý:

Vào thời gian nghỉ ngơi, bạn có thể thư giãn, nghe nhạc, đi dạo, uống nước hay mọi hoạt động giúp thoải mái tinh thần. Bạn nên hạn chế việc sử dụng dịch vụ internet trong các khoảng nghỉ ngắn này, nó sẽ tạo ra tinh thần hưng phấn nhất thời. Điều này sẽ khiến cho bạn cảm thấy mệt mỏi khi nghĩ đến việc tiếp tục công việc và bạn sẽ chỉ muốn tiếp tục nghỉ ngơi. 

Phương pháp ma trận Eisenhower và Phương pháp quản lý thời gian 4D 

Ma trận Eisenhower là một công cụ quản lý thời gian giúp bạn phân loại công việc theo mức độ quan trọng và ưu tiên. Từ đó, bạn có thể kết hợp phương pháp ma trận Eisenhower cùng với phương pháp quản lý thời gian 4D để có thể xác định đâu là việc mình thật sự cần làm và làm thế nào để phân bổ thời gian để giải quyết công việc một cách hiệu quả nhất.

Cách thực hiện cụ thể:

• Xác định tất cả công việc bạn cần làm, bao gồm cả những việc nhỏ và việc lớn

• Phân loại công việc theo mức độ khẩn cấp và quan trọng 

• Khi bạn có một danh sách các nhiệm vụ cần hoàn thành, bạn sẽ có 4 cách lựa chọn để giải quyết: 

• Làm ngay (Do): Việc khẩn cấp và quan trọng

• Trì hoãn (Defer): Quan trọng nhưng không phải khẩn cấp

• Giao người khác (Delegate): Khẩn cấp nhưng không quan trọng

• Bỏ không làm (Dump): Không khẩn cấp cũng không quan trọng.

Lưu ý:

• Đối với các công việc mang tính quan trọng và khẩn cấp, bạn nên có kế hoạch thực hiện cụ thể, tránh chậm trễ.

• Tập trung hơn vào những việc quan trọng: Đối với các công việc mang tính quan trọng, bạn nên cân nhắc thêm về mục tiêu dài hạn. Từ đó, bạn nên tập trung vào những công việc quan trọng đối với mục tiêu dài hạn hơn là tập trung vào những công việc khẩn cấp.

Phương pháp quản lý thời gian 40 – 30 – 20 – 10

Phương pháp quản lý thời gian 40-30-20-10 là một phương pháp đơn giản và hiệu quả để phân chia thời gian và ưu tiên công việc. Cụ thể, nó đề xuất sử dụng tỷ lệ thời gian khác nhau cho các loại hoạt động khác nhau trong một ngày hoặc một khoảng thời gian cụ thể.

Cách thực hiện cụ thể:

• 40% cho công việc quan trọng nhất: Đây là thời gian dành cho những công việc quan trọng nhất, những nhiệm vụ mà nếu bạn không hoàn thành, sẽ có ảnh hưởng lớn đến mục tiêu hoặc kế hoạch của bạn. Cố gắng tập trung vào những việc mang lại giá trị cao nhất cho mục tiêu lớn của bạn.

​

• 30% cho công việc phát triển bản thân: Dành thời gian này để học hỏi, phát triển kỹ năng mới hoặc cải thiện kỹ năng hiện có. Điều này có thể bao gồm việc đọc sách, tham gia khóa học, hoặc thực hành những kỹ năng cần thiết cho sự nghiệp hoặc cuộc sống cá nhân.

​

• 20% cho công việc có ích: Sử dụng thời gian này để xử lý những công việc hàng ngày, như trả lời email, điện thoại, hoặc thực hiện các nhiệm vụ hằng ngày như mua sắm, nấu ăn, vệ sinh nhà cửa, v.v.

• 10% cho thời gian dành riêng: Dành thời gian này cho việc nghỉ ngơi, tái tạo năng lượng và thư giãn. Điều này rất quan trọng để duy trì sức khỏe cũng như sự cân bằng giữa công việc và cuộc sống cá nhân.

Phương pháp quản lý thời gian The 2-Minute Rule

Theo phương pháp này, nếu một nhiệm vụ có thể hoàn thành trong 2 phút hoặc ít hơn, thì người dùng nên thực hiện nó ngay lập tức, không nên trì hoãn cho một thời điểm sau.

Cách thực hiện cụ thể:

• Nếu một nhiệm vụ có thể hoàn thành trong 2 phút hoặc ít hơn, thì người dùng nên thực hiện nó ngay lập tức, không cần trì hoãn cho một thời điểm sau.

• Tránh việc tích tụ và bỏ qua các nhiệm vụ nhỏ, làm giảm thiểu khả năng quên hoặc trì hoãn chúng

Phương pháp “Eat the Frog”

Phương pháp "Eat That Frog!" là một phương pháp quản lý thời gian giúp người dùng ưu tiên và hoàn thành những công việc quan trọng nhất đầu tiên trong ngày. "Ăn con ếch" ở đây đại diện cho việc làm ngay những công việc khó khăn, không mong muốn nhất đầu tiên, tương tự như việc ăn một con ếch vào buổi sáng sẽ làm cho mọi thứ trở nên dễ dàng hơn sau đó.

Cách thực hiện cụ thể:

• Xác định công việc khó khăn nhất mà bạn cần phải giải quyết trong ngày.

• Làm việc đó ngay khi bạn bắt đầu làm việc vào ngày mới.

Kết

Các phương pháp quản lý thời gian nêu trên có thể được sử dụng song hành hoặc kết hợp lẫn nhau để tạo ra hiệu quả tốt nhất. Bên cạnh việc áp dụng các phương pháp quản lý thời gian hiệu quả được nêu trong bài viết, bạn cũng cần phải chuẩn bị một sức khỏe tinh thần ổn định cùng trí lực và sức khỏe dẻo dai. Tinh thần tốt, sức khoẻ ổn định kết hợp với kế hoạch phân bổ thời gian hợp lý chính là chìa khóa giúp bạn đạt được mục tiêu của mình một cách nhanh chóng.