Trong hành trình xây dựng thương hiệu cá nhân, việc sở hữu cho riêng mình một chữ ký ở cuối mỗi email sẽ giúp bạn thể hiện được sự chuyên nghiệp và để lại ấn tượng tốt cho người nhận. Để có thể hiểu rõ hơn, trong bài viết này Trung tâm muốn chia sẻ với bạn cách tạo và tùy chỉnh chữ ký trên Gmail một cách chuyên nghiệp.

I. Chữ ký trong Gmail là gì?

Chữ ký trong Gmail đóng vai trò như một tấm danh thiếp hiển thị đầy đủ họ tên, thông tin liên lạc, địa chỉ, chức vụ,... Ngoài ra, đây cũng là phần để bạn thêm câu trích dẫn ưa thích của bản thân. 

Khi đã sao lưu, các yếu tố này sẽ tự động xuất hiện vào cuối mỗi emaill. Chữ ký Gmail sẽ giúp bạn trở nên chuyên nghiệp hơn từ đó tạo được ấn tượng tốt, góp phần quảng bá thương hiệu cá nhân/công ty đến người nhận.

II. Tạo chữ ký Gmail trên máy tính

1. Hướng dẫn nhanh

Truy cập Gmail > Nhấp vào Biểu tượng bánh răng cưa > Chọn Xem tất cả tùy chọn cài đặt > Kéo xuống phần Chữ ký và chọn Tạo mới > Thiết kế chữ ký theo phong cách của bạn > Ở phần Chữ ký mặc định, xổ xuống và chọn tên bản thân > Bấm Lưu ở phần cuối trang để hoàn tất.

2. Hướng dẫn chi tiết

Bước 1: Truy cập vào tài khoản Gmail rồi nhấn vào Biểu tượng bánh răng cưa, chọn Xem tất cả tùy chọn cài đặt.

Xem thêm: CÁCH VIẾT CV BẰNG TIẾNG ANH VÀ CÁC LƯU Ý

Bước 2: Tại nhóm cài đặt Chung kéo xuống bên dưới tới phần Chữ ký và tích chọn vào phần Tạo mới.

Xem thêm: SINH VIÊN NÊN LƯU Ý 3 ĐIỀU SAU KHIẾN CV CỦA BẠN TRỞ NÊN KÉM THU HÚT

Bước 3: Người dùng nhập nội dung chữ ký muốn hiển thị trong nội dung email. Thường chữ ký sẽ bao gồm: họ tên, chức vụ - tên công ty, số điện thoại, các thông tin liên lạc khác (nếu có). Tiếp xuống khung trắng bên dưới sẽ hiển thị các tùy chọn để sử dụng thiết kế chữ ký trên Gmail. 

• Font chữ: chọn font theo nhận diện thương hiệu của doanh nghiệp hoặc phù hợp với hình ảnh bản thân.

• Cỡ chữ: với 4 cỡ: Nhỏ, thường, lớn và rất lớn.

• Định dạng: có 3 định dạng cơ bản có thể sử dụng: in đậm (B), in nghiêng (I) và gạch chân (U).

• Màu chữ: thay đổi màu ký tự phù hợp nhận diện thương hiệu doanh nghiệp hoặc hình ảnh bản thân

• Liên kết: dùng để chèn các link vào chữ ký

• Chèn ảnh: dùng để thêm chữ ký được thiết kế sẵn hoặc logo doanh nghiệp

• Căn lề: Căn lề căn trái, căn giữa hoặc căn phải cho chữ ký.

• Danh sách: tạo các danh sách bullet hoặc đánh số trong chữ ký.

• Tăng, thụt lề: điều chỉnh lề cho các dòng chữ ký.

• Trích dẫn: tạo dòng trích dẫn cho chữ ký.

• Xóa định dạng: hình chữ T gạch chéo để xóa định dạng vừa đặt cho chữ ký.

• Tiếp xuống phần Chữ ký mặc định bên dưới để tùy chọn ngữ cảnh sử dụng chữ ký trên Gmail

​

Bước 3.1: Nhấn vào biểu tượng hình ảnh để chèn biểu tượng icon cho các địa chỉ liên hệ như Facebook, Gmail,… Bạn có thể tùy chọn tải lên bằng URL/Drive hoặc tải lên trực tiếp từ thư viện máy tính. 

Bạn có thể điều chỉnh lại kích thước khi hình ảnh đã hiển thị trong giao diện của phần chữ ký. Nếu hình ảnh có kích thước lớn bạn nên chuyển xuống kích thước nhỏ để vừa với khung nội dung.

Bước 3.2: Bôi đen hình ảnh rồi nhấn vào Biểu tượng liên kết để Chèn link liên hệ vào hình ảnh. Trong khung Chỉnh sửa liên kết bạn nhập URL trang web để khi người nhận email click vào hình ảnh sẽ lập tức chuyển tới trang web của doanh nghiệp. Nếu dùng địa chỉ email gán cho biểu tượng email thì tích chọn vào Địa chỉ email. Nhấn OK để lưu lại.

Xem thêm: 9 KHOÁ HỌC CẤP CHỨNG CHỈ MIỄN PHÍ CÓ TRÊN LINKEDIN

Bước 4: Cuối cùng, bạn nhấn chọn vào nút Lưu thay đổi bên dưới để lưu lại chữ ký cho Gmail.

III. Hướng dẫn tùy chỉnh Gmail của bạn

1. Xóa chữ ký Gmail

Nhấp vào Biểu tượng bánh răng cưa > Chọn Xem tất cả tùy chọn cài đặt > Kéo xuống phần Chữ ký > Chọn Biểu tượng thùng rác > Chọn Xóa

Xem thêm: HƯỚNG DẪN VIẾT EMAIL ĐÚNG CÁCH CHO SINH VIÊN

2. Thay đổi chữ ký để khi gửi mail cho nhiều người

Khi muốn gửi mail cho sếp, cho đối tác, đồng nghiệp bạn bè ta cũng có thể thay đổi chữ ký Gmail cho phù hợp với ngữ cảnh.

Vào Cài đặt chung > Chọn Chữ ký > Chọn Chữ ký đã tạo sẵn > Chọn vào Chữ ký mặc định > Chọn mẫu chữ ký hiển thị cho các email mới/thư trả lời/chuyển tiếp -> Nhấn Lưu thay đổi.

Xem thêm: CV VÀ NHỮNG VẤN ĐỀ XOAY QUANH BẠN CẦN PHẢI BIẾT

IV. Một số lỗi thường gặp và cách khắc phục

1. Không thể định dạng chữ ký

Cách khắc phục: Vào phần tùy chỉnh soạn thư, tắt chế độ văn bản thuần túy.

2. Không thể thêm hình ảnh.

Cách khắc phục: Nếu bạn thêm hình ảnh từ Google Drive, hãy chắc chắn mình đã bật chế độ công khai chia sẻ hình ảnh.

3. Không hiển thị hết nội dung chữ ký

Cách khắc phục: kích thước tối đa của của ký trong Gmail là 10.000 ký tự.

Lời kết

Việc tạo chữ ký Gmail vô cùng đơn giản, dễ tùy chỉnh nhưng lại đóng vai trò quan trọng trong việc tạo ấn tượng làm việc chuyên nghiệp với nhà tuyển dụng cũng như góp phần xây dựng thương hiệu cá nhân. Và với những lợi ích thiết thực kể trên, Trung tâm tin rằng bạn sẽ bắt tay vào tạo ngay chữ ký đầu tiên của mình, hẹn gặp bạn ở bài viết sau.

Nguồn tham khảo: thegioididong

—————

Trung tâm Hướng nghiệp - Tư vấn việc làm Trường Đại học Mở TP.HCM

 Website: vieclam.ou.edu.vn

 Email: huongnghiepvieclam@ou.edu.vn

 SĐT: (028) 3930 0952