Người quản lý dự án là ai?

Project Manager là người chịu trách nhiệm về việc lập kế hoạch, thực hiện, giám sát và hoàn thành dự án. Ngoài ra, Project Manager là người kết nối giữa khách hàng, các thành viên trong nhóm và các bên liên quan để đảm bảo dự án hoàn thành đúng tiến độ, đúng theo kế hoạch đã đề ra.

Một Project Manager cần làm những gì?

• Lập kế hoạch: Trong quá trình lập kế hoạch, người quản lý dự án có trách nhiệm đặt ra mục tiêu, xác định các công việc cần thực hiện, timeline dự án, phân bổ nhân sự và lập ngân sách cho dự án.

• Quản lý nguồn lực: Nguồn lực trong một dự án bao gồm con người, vật liệt, thiết bị, ngân sách, v.v. Người quản lý dự án cần xác định và phân bổ nguồn tài nguyên một cách phù hợp để dự án diễn ra đúng như mong đợi.

• Lãnh đạo và quản lý nhóm: Người quản lý dự án cần phân công nhiệm vụ, giám sát tiến độ công việc, duy trì môi trường làm việc tích cực và khuyến khích hợp tác giữa các thành viên.

• Quản lý rủi ro

• Quản lý tiến độ 

• Giao tiếp

• Giám sát quá trình thực hiện 

Yêu cầu cần có của một Project Manager

Kiến thức

• Kiến thức chuyên môn

• Kiến thức về quản lý dự án

• Kiến thức về nhân sự

• Kiến thức về kinh doanh

Kỹ năng chuyên môn 

• Leadership

• Communication

• Influencing

• Decision making

• Negotiation

• Coaching

• Conflict management

Kinh nghiệm

Thông thường, các nhà tuyển dụng sẽ yêu cầu ứng viên có ít nhất 3 năm kinh nghiệm quản lý dự án trong lĩnh vực liên quan. Kinh nghiệm này sẽ giúp ứng viên có kiến thức và kỹ năng cần thiết để quản lý một dự án thành công. Đối với các dự án đặc thù, như công nghệ thông tin, xây dựng, y tế, quảng cáo, kinh nghiệm làm việc trong ngành hoặc lĩnh vực tương tự là một lợi thế.

Ngoại ngữ

Ngày nay, ngoại ngữ là một yếu tố cần thiết, trong hầu hết mọi lĩnh vực, ngành nghề, trong nhiều trường hợp, khả năng ngoại ngữ là điều bắt buộc đối với một Project Manager. 

Sinh viên mới ra trường có thể làm PM được hay không?

Sau đây là một số tiêu chí chung bạn có thể tham khảo: 

• Tốt nghiệp trình độ Đại học hoặc sau Đại học với chuyên ngành liên quan.

• Kỹ năng nói và viết tiếng Anh tốt.

• Ưu tiên ứng viên có trên 3 năm kinh nghiệm 

• Hiểu rõ về các nghiệp vụ trong ngành.

• Có các kỹ năng đàm phán, giao tiếp tốt.

• Có các chứng chỉ trong nghề Project Management là một điểm cộng.

• Kỹ năng định hướng, lãnh đạo, giao tiếp tốt.

• Có tinh thần trách nhiệm cao,..

Yêu cầu tuyển dụng vị trí PM thì yêu cầu kinh nghiệm thường từ 3-5 năm thời gian làm việc trong lĩnh vực. Thực ra, theo khảo sát để đảm nhiệm được vị trí Project Manager thì độ tuổi lý tưởng nhất là từ 30 tuổi trở lên, bởi vì bạn phải có đủ thời gian để tích lũy kiến thức và kinh nghiệm quản lý tốt một dự án. Sinh viên mới ra trường cần đi làm và có thời gian tích lũy đủ kinh nghiệm trước khi được bổ nhiệm lên làm PM.

Bạn có thể tham khảo lộ trình cơ bản để có thể lên chức PM như dưới đây:

• Nhân viên

• Team leader: Phụ trách hỗ trợ một nhóm nhỏ.

• Project leader: Người dẫn dắt member trong suốt dự án. Project leader truyền đạt cho mọi người các thông tin cơ bản liên quan đến dự án

• Project manager: Người đảm bảo dự án hoàn thành đúng deadline, đảm bảo mỗi người trong dự án làm đúng nhiệm vụ của mình. Là người quản lý ngân sách, con người, v.v. 

Các chứng chỉ giúp bạn tăng cường lợi thế đối với nghề Project Manager

• Chứng chỉ Project Management Professional (PMP) của Viện Quản lý Dự án (PMI): Đây là chứng chỉ quản lý dự án được công nhận rộng rãi nhất trên thế giới. Để có được chứng chỉ này, ứng viên cần đáp ứng các yêu cầu về kinh nghiệm, học vấn và vượt qua kỳ thi PMP.

• Chứng chỉ Certified Associate in Project Management (CAPM) của PMI: Dành cho các Project Manager có kinh nghiệm dưới 4 năm.

• Chứng chỉ Certified Scrum Master (CSM) của Scrum Alliance: Đây là chứng chỉ dành cho các Project Manager sử dụng phương pháp Scrum để quản lý dự án.

• Chứng chỉ Certified Product Owner (CPO) của Scrum Alliance: Chứng chỉ dành cho các Project Manager đóng vai trò Product Owner trong dự án Scrum.

Kinh nghiệm phỏng vấn vị trí Project Manager dành cho bạn

Các câu hỏi thường gặp trong buổi phỏng vấn:

• Giới thiệu bản thân: Khi được nhà tuyển dụng yêu cầu tự giới thiệu, bạn phải lưu ý không nên nói quá nhiều về thông tin cá nhân bởi vì họ đã nhìn thấy những thông tin đó ở CV của bạn. Bạn có thể bắt đầu giới thiệu bằng tên và thông tin cơ bản như kinh nghiệm làm việc và trình độ học vấn. Sau đó, bạn có thể thêm vào các điểm mạnh của mình liên quan đến vị trí Project Manager.

• Yếu tố nào khiến bạn nghĩ rằng mình phù hợp với vị trí này?

Bạn cần phải nêu rõ những yếu tố, đặc điểm trong kỹ năng, kinh nghiệm hoặc tính cách của bạn mà bạn cảm thấy phù hợp với vị trí Project Manager. 

• Bạn đáp ứng được những yếu tố nào trong bản mô tả công việc mà chúng tôi đăng tải?

Ở phần này, bạn cần đánh giá mô tả công việc cụ thể cho vị trí Project Manager mà nhà tuyển dụng đã đăng tải và liên kết nó với kinh nghiệm và kỹ năng của bạn. Thông qua đó, nhà tuyển dụng có thể thấy rằng bạn đã đọc mô tả công việc và đã xem xét cẩn thận vị trí mà bạn đang ứng tuyển.

Các câu hỏi chuyên môn:

• Bạn đã từng đảm nhận vai trò quản lý trong dự án nào chưa? Mức độ thành công của dự án đó như thế nào?

Bạn cần trình bày chi tiết về kinh nghiệm quản lý dự án của bạn, bao gồm tên dự án, phạm vi công việc, thời gian thực hiện và dự án đó thành công như thế nào. Bạn cũng có thể đưa ra các quan điểm cá nhân về những thách thức mà bạn đã gặp phải cũng như cách bạn đã giải quyết chúng.

• Trong trường hợp dự án bạn quản lý đang có dấu hiệu đi chệch hướng, bạn sẽ xử lý như thế nào?

Với kinh nghiệm bạn đã tích lũy được, bạn có thể mô tả cụ thể về cách bạn đối phó với tình huống khi dự án có dấu hiệu đi chệch hướng hoặc đối mặt với khó khăn. Bạn nên đưa ra các nguyên tắc về quy trình bạn đã sử dụng để xác định vấn đề, các biện pháp khắc phục và cách bạn đảm bảo rằng dự án tiếp tục hoạt động đúng hướng.

• Bạn đã có những kỹ năng gì để giữ cho chất lượng của dự án luôn được đảm bảo và hiệu suất làm việc của các thành viên trong team?

Trong câu hỏi này, bạn cần nêu rõ các kỹ năng và chiến lược mà bạn đã sử dụng trong các dự án trước đó để đảm bảo chất lượng của dự án và đạt được hiệu suất làm việc cao từ thành viên trong nhóm. 

Kết

Vị trí Project Manager là một vị trí tương đối khó nhằn đối với các bạn sinh viên mới ra trường. Đối với các bạn sinh viên có mục tiêu đạt đến vị trí này, bạn nên xác định hướng đi của mình từ sớm để có thể tích lũy kinh nghiệm ngay khi còn trên ghế nhà trường.

Tham khảo: Careetviet.vn