HƯỚNG DẪN VIẾT EMAIL ĐÚNG CÁCH CHO SINH VIÊN
Email được biết đến là phương thức trao đổi thông tin phổ biến trong môi trường làm việc và trường học. Sinh viên sử dụng email trong rất nhiều trường hợp như trao đổi với giảng viên hay ứng tuyển vị trí công việc. Tuy nhiên, không phải OUers nào cũng biết viết email đúng cách và hiệu quả. Trong bài viết dưới đây, Trung tâm muốn chia sẻ với bạn chi tiết cách viết email thật chuẩn chỉnh và chuyên nghiệp. Nào! Lướt xuống tiếp nhé!
1. Cấu trúc chuẩn của một email mẫu
Việc nắm rõ cấu trúc chuẩn của email sẽ giúp bạn dễ dàng trong việc soạn thảo email từ đó thể hiện được sự chỉn chu và chuyên nghiệp. Cấu trúc cho một email chuẩn bao gồm:
-
Tiêu đề
-
To/Cc/Bcc địa chỉ email của người nhận
-
Lời chào đầu email
-
Nội dung chi tiết của email sẽ có phần mở, thân và kết
-
Có thể chèn thêm ảnh, liên kết hoặc file tập tin đính kèm.
-
Chữ ký email, kèm thông tin liên hệ (dành cho người đi làm)
Lưu ý: Đối với địa chỉ email người nhận, có ba chế độ To, Cc và Bcc. Cụ thể như sau:
-
To: dành cho những người nhận email chính, không giới hạn về số lượng người nhận.
-
Cc: chế độ được sử dụng để gửi email cho nhiều người cùng lúc, danh sách những người nhận được nội dung mail cũng được hiển thị công khai với tất cả những người được nhận mail.
-
Bcc: chế độ được dùng để gửi email cho nhiều người nhận cùng lúc, nhưng họ sẽ không biết được danh sách những người cùng nhận được thư chung với mình.
2. Hướng dẫn chi tiết các bước viết email
Mặc dù việc sử dụng email để trao đổi các vấn đề học tập hay công việc vô cùng phổ biến đối với sinh viên hiện nay. Tuy nhiên, tình trạng viết email không có tiêu đề, đầu đuôi không rõ ràng, trình bày lủng củng, cộc lốc… xảy ra rất nhiều, chúng thể hiện sự thiếu tôn trọng và thiếu kinh nghiệm.
Điều này vừa khiến người nhận email cảm thấy khó chịu, vừa khiến sinh viên không nhận được lời hồi âm từ giảng viên hay đánh mất cơ hội việc làm. Dưới đây là 5 bước viết email hoàn chỉnh cho sinh viên OU, bao gồm:
Đặt tiêu đề cho email
Phần tiêu đề chính là vấn đề mà người gửi mong muốn trao đổi. Khi viết tiêu đề, hãy chọn những từ ngữ có thể bao quát được vấn đề, từ đó giúp người nhận nắm bắt được mức độ quan trọng, tránh trường hợp bị xóa hoặc lướt qua. Bạn tuyệt đối không nên để trống phần tiêu đề hoặc ghi nội dung không rõ ràng.
Gửi lời chào – lý do viết email
Trước khi đề cập đến vấn đề mà bạn muốn chia sẻ, hãy gửi một lời chào đến người nhận để thể hiện sự chuyên nghiệp và cho biết bạn nắm rõ thông tin về người nhận mail. Tuỳ thuộc vào đối tượng sử dụng ngôn ngữ là tiếng Việt hay tiếng Anh, mà bạn nên chọn cách mở lời phù hợp. Nhìn chung, lời chào cần sử dụng từ ngữ trang trọng như: "Kính chào/ Kính gửi/ Dear"
Khi chào, bạn cần lưu ý theo cấu trúc sau: [Từ chào] + [Tên riêng người nhận] + [Chức danh/Phòng ban nếu có] + [dấu phẩy]. Ví dụ:
-
Dear Ms. Jessica,
-
Kính gửi Quý công ty,
-
Kính gửi Phòng nhân sự Công ty TNHH ABC,
-
Kính chào Mr. Chí Khang - Trưởng phòng nhân sự Công ty ABC,
Viết nội dung email
Đây là phần quan trọng nhất. Một nội dung được trình bày mạch lạc, rõ ràng luôn nhận được cảm tình của người nhận. Dù nội dung cho mỗi lá thư là khác nhau, tuy nhiên, tất cả đều có chung một bố cục chuẩn bao gồm đầy đủ 3 phần là: Mở, thân và kết.
-
Đối với phần mở đầu: Hãy giới thiệu bản thân cũng như trình bày ngắn gọn về vấn đề chuẩn bị trao đổi để người nhận hiểu sơ bộ về nội dung. Ở đây, bạn cho người nhận biết thêm thông tin về bạn để có cử chỉ ứng xử phù hợp cũng như gợi mở để vào nội dung chính ở phần thân bài.
-
Đối với phần thân: Đề cập nội dung cụ thể, đó có thể là vấn đề bạn đang mắc phải hoặc lời đề nghị ứng tuyển vị trí công việc. Khi triển khai nội dung, bạn cần viết mạch lạc, rõ ràng. Có thể làm dưới dạng liệt kê cũng như tô đậm, in hoa những thông tin cần thiết.
-
Đối với phần kết thư: Ở phần này, bạn nên thể hiện sự thiện chí, bày tỏ mong muốn giúp đỡ nếu người kia có vấn đề chưa sáng tỏ. Thêm vào đó, bạn cũng nên dành lời chúc, bày tỏ sự trân trọng với đối phương thông qua các từ như: Trân trọng/Warm regard/Sincerely,... và kết thúc bằng dấu chấm câu. Ngoài ra, sau lời chúc, bạn có thể đặt thêm một số câu hỏi tại đây và đợi email phản hồi từ người nhận (phần này thường được biết đến với kí hiệu P/S hay P.S)
-
Lưu ý: Những hướng dẫn trên sử dụng cho email đầu khi viết, còn từ những email sau (email phản hồi), bạn chỉ cần vào thẳng vấn đề và kết với một lời chúc kèm thêm câu hỏi nếu có, không cần phần mở đầu hay giải thích dài dòng ở phần thân thư. Lúc này email phản hồi của bạn nên thể hiện sự dễ hiểu, ngắn gọn và đủ ý nhằm đảm bảo mục đích hướng đến.
Chèn ảnh, liên kết hoặc tệp đính kèm
Trong các email công việc hay email ứng tuyển, file đính kèm thể hiện phần nội dung mà bạn muốn truyền tải nhưng không thể viết vào thư. Nó thường sẽ là link gắn trực tiếp vào các ký tự và dẫn thẳng đến trang web cần xem khi nhấp vào, hoặc các file có định dạng đuôi: .pdf; .png; .jpg,... được đính kèm vào để người nhận có thể tải xuống xem nội dung.
Hãy kiểm tra số lượng tệp trước khi gửi cũng như đổi tên file theo nội dung cần truyền tải để thể hiện sự hoàn chỉnh và chuyên nghiệp của email.
Tạo chữ ký email
Đây là phần dành cho sinh viên chuẩn bị đi thực tập, có mong muốn gây ấn tượng với HR. Chữ ký thể hiện sự chuyên nghiệp qua đó gây thiện cảm đến với nhà tuyển dụng! Hãy cài đặt phần chữ kỹ này cho tài khoản email của bạn với cấu trúc sau:
-
Lời cảm ơn
-
Họ và tên đầy đủ của bạn
-
Chức vụ hoặc vị trí công tác hiện tại (nếu có)
-
Số điện thoại đang sử dụng
-
Địa chỉ email
-
Phương thức liên hệ khác: Zalo, skype, whatsapp,…
3. Những lưu ý khi viết và gửi email
Xem thêm: 4 BƯỚC ĐƠN GIẢN TẠO CV ONLINE MIỄN PHÍ
Email là một công cụ giao tiếp quan trọng trong cuộc sống hiện đại, tuy nhiên không phải ai cũng biết viết và gửi email đúng cách. Dưới đây là 4 lưu ý quan trọng giúp quá trình viết email trở nên chuẩn chỉnh và chuyên nghiệp hơn, bao gồm:
Suy nghĩ nội dung và cách sắp xếp câu từ trước khi viết
Khi bạn bắt tay vào soạn thảo email, đừng vội vàng viết ngay! Lời khuyên của Trung tâm là bạn nên dành từ 1 đến 3 phút, thậm chí là nhiều hơn để suy nghĩ cách trình bày nội dung cũng như sắp xếp câu từ trước khi viết. Điều này giúp người đọc nắm bắt chính xác và nhanh chóng thông điệp mà bạn muốn truyền tải, từ đó làm cho công việc được trôi chảy hơn.
Ngoài ra để tránh lãng phí thời gian, bạn nên nghĩ về lý do viết email trước khi soạn thảo, thông qua việc trả lời cho các câu hỏi sau:
-
Mục đích gửi mail của bạn là gì?
-
Bạn muốn nhận được gì từ người nhận?
Có câu trả lời cho các câu hỏi trên giúp bạn xác định rõ vấn đề. Đặc biệt, nó giúp bạn biết nên bắt đầu từ đâu và triển khai như thế nào cho thư điện tử bạn sắp viết.
Viết email cô đọng, mạch lạc
Khi triển khai nội dung, bài viết nên thật cô đọng, mạch lạc và đủ ý. Điều này giúp người nhận dễ dàng nắm bắt được vấn đề mà bạn muốn truyền tải, đồng thời tiết kiệm thời gian cho họ.
Sử dụng dòng Subject
Viết dòng Subject để đặt tiêu đề cho email, vừa giúp tránh bị nhầm là thư rác vừa giúp người đọc hiểu được nội dung email trước khi bấm vào. Tốt nhất bạn hãy đặt tiêu đề theo hướng dẫn đã chia sẻ ở trên để thu hút người nhận. Ngoài ra các bạn cũng nên tận dụng tính năng Cc và Bcc để có thể điền thêm tên của các đối tượng nhận mail. Như vậy, cùng lúc bạn chỉ cần soạn 1 nội dung mà có thể gửi đến nhiều người, rất tiện lợi cho công việc.
Tránh viết tắt, cộc lốc
Viết tắt khiến email của bạn thiếu đi sự nghiêm trang và tôn trọng người nhận, kể cả đó là những từ viết tắt thông dụng như: ko, kh, ok, bik,... Thêm vào đó, bài viết nên soạn ngắn gọn nhưng phải đầy đủ đầu - đuôi, chủ - vị ngữ, tránh viết cộc lốc hay đảo lộn nội dung gây khó hiểu và nhận được phản hồi không phù hợp từ người nhận.
Kết lại
Với 6 bước được phân tích cụ thể rõ ràng đi kèm với những lưu ý liên quan, Trung tâm hy vọng bạn sẽ biết cách viết email chuyên nghiệp, từ đó, đem đến nhiều cơ hội học tập và làm việc hơn trong tương lai. Trân trọng.
Nguồn tham khảo: jobsgo
—————
Trung tâm Hướng nghiệp - Tư vấn việc làm Trường Đại học Mở TP.HCM
Website: vieclam.ou.edu.vn
Email: huongnghiepvieclam@ou.edu.vn
SĐT: (028) 3930 0952
Tin khác
[Trở về]
- SINH VIÊN CÓ NÊN ĐI LÀM TRÁI NGÀNH KHÔNG (13/03)
- CV VÀ NHỮNG VẤN ĐỀ XOAY QUANH BẠN CẦN PHẢI BIẾT (13/03)
- MÔ TẢ CÔNG VIỆC DIGITAL MARKETING THEO TỪNG VỊ TRÍ CỤ THỂ (12/03)
- 6 TIPS GIÚP SINH VIÊN THOÁT KHỎI ÁC MỘNG LÀM VIỆC NHÓM (08/03)
- TRỢ LÝ GỒM NHỮNG CÔNG VIỆC GÌ? MÔ TẢ CHI TIẾT YÊU CẦU CÔNG VIỆC (08/03)
Tìm việc làm
Kết nối với trường ĐH Mở TPHCM
Thăm dò ý kiến
Bạn mong muốn làm việc ở đâu?
- Khu vực công.
- Khu vực tư nhân.
- Khu vực có vốn đầu tư nước ngoài.
- Tự tạo doanh nghiệp.