Khác với chương trình học ở trường cấp ba, sinh viên đại học thường xuyên phải thực hiện các bài tập nhóm, bài tiểu luận, báo cáo, thuyết trình… tất cả những nhiệm vụ này đều đòi hỏi sinh viên khả năng soạn thảo văn bản, trình bày và thiết kế. Vậy đâu là công cụ tin học hỗ trợ bạn học tập, làm việc hiệu quả nhất?

Đọc ngay bài viết sau để khám phá các công cụ tin học từ Microsoft và Google mà tân sinh viên nên biết và sử dụng trong học tập và làm việc.

• Microsoft Office

Microsoft Office là bộ phần mềm ứng dụng văn phòng của Microsoft, bao gồm các ứng dụng như Word, Excel, PowerPoint, và Outlook trên Microsoft Windows, macOS, thiết bị di động, và trên web.

1.1. Microsoft Word

Microsoft Word là phần mềm xử lý văn bản với các chức năng chính như tạo và chỉnh sửa văn bản, định dạng phông chữ và bố cục, chèn các thành phần đa phương tiện (hình ảnh, bảng biểu, biểu đồ), kiểm tra chính tả và ngữ pháp, theo dõi thay đổi khi chỉnh sửa, in ấn và xuất file dưới nhiều định dạng. .

 Đặc điểm nổi bật:

• Nhiều tính năng định dạng giúp tạo ra các tài liệu chuyên nghiệp.
• Có thể chèn hình ảnh, bảng biểu và các đối tượng khác.
• Tính năng kiểm tra chính tả và ngữ pháp giúp cải thiện chất lượng văn bản.
• Word 2016 cũng hỗ trợ việc tạo tài liệu từ mẫu có sẵn, tiết kiệm thời gian cho sinh viên.

Xem thêm bài viết:

Hướng dẫn đánh số trang trong Word

Hướng dẫn trình bày mục lục trong Word

1.2. Microsoft Excel

Microsoft Excel là phần mềm bảng tính với các chức năng chính như tạo, chỉnh sửa và quản lý dữ liệu dưới dạng bảng, thực hiện các phép tính toán học, logic bằng công thức và hàm, thực hiện phân tích dữ liệu bằng biểu đồ, đồ thị, kèm theo các tính năng lọc, sắp xếp dữ liệu.

Đặc điểm nổi bật:

• Excel cho phép quản lý và phân tích lượng dữ liệu lớn qua các bảng tính với hàng ngàn dòng và cột, hỗ trợ việc xử lý thông tin phức tạp một cách dễ dàng.
• Có hàng trăm hàm tính toán mạnh mẽ (SUM, AVERAGE, IF, VLOOKUP, INDEX, MATCH, v.v.), giúp thực hiện các phép tính toán học, logic và phân tích dữ liệu tự động và chính xác.
• Cung cấp nhiều loại biểu đồ như biểu đồ cột, đường, tròn, và biểu đồ kết hợp, giúp trực quan hóa dữ liệu, tạo ra những báo cáo và phân tích dễ hiểu và sinh động.
• Ngoài việc hỗ trợ xử lý, phân tích dữ liệu, Excel còn ứng dụng tốt trong quản lý tài chính cá nhân, quản lý dự án nhóm, giúp theo dõi chi tiêu, ngân sách hiệu quả.

1.3. Microsoft PowerPoint 

Microsoft PowerPoint là một phần mềm trình chiếu do Microsoft phát triển. PowerPoint là một phần của gói ứng dụng văn phòng Microsoft Office. Phần mềm với chức năng chính tạo lập trình chiếu giúp người dùng truyền tải thông tin dưới dạng văn bản, hình ảnh, biểu đồ hoặc video một cách trực quan và sinh động

Đặc điểm nổi bật:

• Với nhiều mẫu thiết kế và hiệu ứng chuyển tiếp, sinh viên có thể tạo ra những bài thuyết trình hấp dẫn
• Tính năng chèn video và âm thanh giúp tăng tính tương tác trong bài thuyết trình.
• Lưu trữ bài thuyết trình trên OneDrive giúp sinh viên dễ dàng truy cập từ bất kỳ đâu.

1. Google Workspace

• Google Docs

Google Docs là một ứng dụng hỗ trợ soạn thảo văn phòng trực tuyến được cung cấp miễn phí bởi Google gồm các chức chính như soạn thảo văn bản định văn bản, cơ chữ, căn chỉnh lề,.... Không giống với Microsoft Word, phần mềm cho phép người dùng tạo ra các tài liệu trực tuyến và cho phép chia sẻ với người khác cũng như cho phép trình chiếu trực tuyến thời gian thực và tương tác sửa chữa với mọi người.

 Đặc điểm nổi bật:

• Cho phép sinh viên viết và chỉnh sửa tài liệu một cách dễ dàng từ bất kỳ thiết bị nào có kết nối internet.
• Tích hợp nhiều tính năng định dạng cho văn bản tương tự như Microsoft Word.
• Khả năng làm việc nhóm, cho phép nhiều người cùng chỉnh sửa tài liệu đồng thời và để lại nhận xét, giúp cải thiện sự cộng tác trong nhóm.
• Tài liệu sẽ tự động được lưu trữ, giúp tránh tình trạng mất dữ liệu.
• Google Sheets

Google Sheets là một chương trình bảng tính cho phép người dùng tạo bảng tính, thực hiện tính toán và theo dõi dữ liệu với thời điểm thực, điều này giúp tối ưu hóa khả năng làm việc nhóm hơn so với Excel. Ngoài ra, Google Sheets còn có chức năng xem lại các phiên bản đã chỉnh sửa và khôi phục lại phiên bản làm việc mà người dùng mong muốn.

•   điểm nổi bật:
  • Sinh viên có thể sử dụng Google Sheets để theo dõi dữ liệu, thực hiện các phép toán, và tạo bảng tính.
  • Cung cấp các hàm tính toán tương tự như Microsoft Excel.
  • Với tính năng chia sẻ và cộng tác, nhiều người có thể làm việc trên cùng một bảng tính, giúp tiết kiệm thời gian trong các dự án nhóm.
  • Google Sheets cũng tích hợp với nhiều ứng dụng khác của Google, giúp tạo ra các quy trình làm việc linh hoạt và hiệu quả.

Xem thêm:

Tổng hợp phím tắt Google Sheets

• Google Drive

Google Drive là dịch vụ lưu trữ và đồng bộ hóa tập tin được tạo bởi Google. Google Drive bao gồm Google Docs, Sheets và Slides, nó cho phép người dùng có thể lưu trữ tập tin trên đám mây, chia sẻ tập tin, và chỉnh sửa tài liệu, văn bản, bảng tính và bài thuyết trình với người dùng khác.

•   điểm nổi bật:  
  • Cho phép sinh viên lưu trữ tài liệu an toàn và dễ dàng truy cập từ mọi nơi.
  • Sinh viên có thể chia sẻ tài liệu với bạn bè và giảng viên một cách nhanh chóng, giúp tăng cường sự hợp tác trong nhóm.
  • Drive cũng hỗ trợ việc lưu trữ video, hình ảnh và các tệp tin khác, làm cho phần mềm trở thành một công cụ đa năng cho nhu cầu học tập và làm việc.

 Kết lại

Sinh viên nên chủ động tìm hiểu trước và luyện tập sử dụng các công cụ tin học cơ bản để tối ưu hóa khả năng học tập và làm việc. Việc lựa chọn các phần mềm phù hợp theo từng tình huống sẽ giúp bản thân tự tin hơn trong việc trình bày ý tưởng, phân tích dữ liệu và làm việc nhóm kể cả trong học tập và công việc.

Đối với các công việc yêu cầu in ấn hay xuất file với định dạng chuẩn, các phần mềm Microsoft như Word, Excel và PowerPoint luôn là những lựa chọn hàng đầu. Chúng không chỉ cung cấp các tính năng mạnh mẽ mà còn đảm bảo tính hoàn thiện cao với nhiều định dạng tài liệu khác nhau. Ngược lại, khi làm việc nhóm trực tuyến, các công cụ Google Workspace: Docs, Sheets và Drive lại trở thành sự lựa chọn lý tưởng để hỗ trợ cho việc tổng hợp tài liệu, chèn thông tin trích dẫn và nhận xét,... giúp tăng cường sự hợp tác giữa các thành viên trong nhóm.

Vì vậy, tùy theo mục đích sử dụng và nhu cầu công việc, sinh viên nên cân nhắc kỹ lưỡng để lựa chọn công cụ làm việc hiệu quả nhất. Sự lựa chọn đúng đắn không chỉ giúp tiết kiệm thời gian mà còn nâng cao hiệu quả công việc, tạo ra những sản phẩm chất lượng và chuyên nghiệp hơn.Cuối cùng, chúc các bạn sinh viên có năm học mới thật hiệu quả và hy vọng bài viết này sẽ mang lại hữu ích cho các bạn.

Nguồn: Tổng hợp.