Để đảm bảo các phòng ban vận hành trơn tru cũng như có sự kết hợp hiệu quả, các cuộc họp là phần không thể thiếu trong quy trình làm việc của mọi công ty. Mỗi cuộc họp tùy vào mục đích mà sẽ có hình thức cũng như nội dung khác nhau, nhưng nhìn chung tất cả các cuộc họp đều cần phải có biên bản họp để quản lý thời gian và ghi chép những nội dung quan trọng.

Vậy biên bản cuộc họp được viết như thế nào? Hãy cùng Trung tâm tìm hiểu thông qua bài viết ngay sau đây.

I. Vì sao cần ghi biên bản họp?

Cuộc họp sẽ là nơi các bộ phận cùng ngồi lại với lãnh đạo để bàn về các vấn đề chung quan trọng cũng như báo cáo tiến độ công việc. Việc ghi chép nội dung cuộc họp đem lại nhiều lợi ích như sau:

• Là bằng chứng về sự diễn ra của cuộc họp, những người tham gia, thời gian, địa điểm và nội dung của cuộc họp.

• Là công cụ giao tiếp và phối hợp giữa các bên liên quan, giúp truyền đạt thông tin, ý kiến, đề xuất, quyết định và hành động một cách rõ ràng và chính xác.

• Là cơ sở để đánh giá, kiểm tra và theo dõi hiệu quả và tiến độ của các hoạt động sau cuộc họp như việc thực hiện các nhiệm vụ đã giao, chuẩn bị cho các cuộc họp tiếp theo,...

• Là tài liệu lưu trữ và tham khảo cho các cuộc họp sau này, giúp nắm bắt được lịch sử, tiền lệ và bối cảnh của các vấn đề liên quan đến cuộc họp.

  
  

II. Các thành phần của một biên bản cuộc họp hoàn chỉnh

Tuy có nội dung và hình thức họp khác nhau cũng như mỗi công ty sẽ có một định dạng biên bản cuộc họp khác nhau, nhưng nhìn chung sẽ bao gồm các yếu tố sau:

• Tên cuộc họp

• Địa điểm, ngày giờ diễn ra buổi họp

• Mục đích của cuộc họp

• Danh sách thành phần tham gia và vắng mặt

• Nội dung của cuộc họp

• Các quyết định được đưa ra

• Ý kiến của các bên tham gia

• Công việc sắp tới và người đảm nhiệm

• Lượt bầu cử (nếu có)

III. Hướng dẫn viết biên bản họp

Nội dung của biên bản cuộc họp cần yêu cầu sự ngắn gọn, súc tích cũng như thể hiện thông tin đầy đủ, chính xác. Cụ thể dưới đây là 5 bước viết biên bản cuộc họp “chuẩn chỉnh” mà bạn có thể tham khảo:

1. Ghi chú dựa trên dàn ý (meeting agenda) sẵn có

Hãy chuẩn bị một dàn ý đã được chuẩn bị hoàn chỉnh trước khi buổi họp diễn ra. Khi buổi họp diễn ra, hãy viết các nội dung dưới mỗi chủ đề một cách nhanh chóng. 

Lưu ý chỉ ghi chú các thông tin quan trọng, bạn không nên trì hoãn và để sót thông tin.

2. Trình bày ngắn gọn

Khi ghi biên bản, bạn nên viết mọi thứ thật ngắn gọn ghi thành những ý chính, không nên mất nhiều thời gian ghi chi tiết hay trình bày thành câu văn.

3. Nội dung nên dễ hiểu (để người không tham gia cũng có thể nắm bắt)

Một cuộc họp không phải lúc nào cũng có đầy đủ thành viên tham gia. Do đó tuy được trình bày ngắn gọn, nhưng việc thêm vào ngữ cảnh cũng là điều cần thiết để đảm bảo tính dễ hiểu cho những lần xem lại về sau. Ngoài ra, từ ngữ cũng nên đơn giản, tránh bị tối nghĩa hoặc hiểu theo nhiều nghĩa khác nhau làm chệch hướng suy nghĩ người đọc.

4. Chỉ chọn ghi chú các thông tin chính xác

Chính xác là yêu cầu bắt buộc trong cách ghi biên bản họp. Khi viết chỉ ghi những thông tin đã được sự thống nhất từ các bên, không nên ghi các ý kiến cá nhân vào biên bản cuộc họp. Bạn có thể có một biên bản cá nhân với ý kiến và bình luận riêng nếu muốn, nhưng biên bản họp chung chỉ nên bao gồm những thông tin chính xác đã được thảo luận.

5. Mẫu biên bản cuộc họp nên có định dạng hợp lý

Tùy thuộc vào mục đích mà ta sẽ có những mẫu biên bản cuộc họp khác nhau. Việc chọn mẫu hợp lý sẽ giúp các nội dung dễ ghi chép, dễ đọc cũng như dễ phân loại hơn.

IV. Những điều cần lưu ý khi viết biên bản cuộc họp

Một biên bản cuộc họp hoàn chỉnh nên bao gồm đầy đủ thông tin, cô đọng và chính xác. Để đảm bảo được các yếu tố trên, Trung tâm đã liệt kê những không nên làm để bạn có thể tránh trong quá trình viết biên bản cuộc họp, cụ thể như sau:

• Không ghi lại mọi lời nói, mọi ý kiến trong cuộc họp. 

• Không bao gồm các ý kiến cá nhân cũng như không thiên vị hoặc đưa ý kiến chủ quan và cảm nhận riêng vào bản ghi chú.

• Không nên trì hoãn việc ghi chép, thông tin sẽ bớt đi phần chính xác và phù hợp.

• Hạn chế sử dụng biên bản viết tay vì sẽ làm giảm tốc độ ghi chú của bạn. Thay vào đó, bạn có thể tham khảo các mẫu biên bản cuộc họp được thiết kế sẵn.

Nguồn tham khảo: glints

—————

Trung tâm Hướng nghiệp - Tư vấn việc làm Trường Đại học Mở TP.HCM

 Website: vieclam.ou.edu.vn

 Email: huongnghiepvieclam@ou.edu.vn

 SĐT: (028) 3930 0952