Việc trình bày một tiểu luận hay báo cáo thực tập không chỉ đơn thuần là gõ lại nội dung. Hình thức trình bày chuẩn mực, khoa học góp phần quan trọng tạo ấn tượng tốt, thể hiện sự nghiêm túc, chuyên nghiệp của người viết và giúp người đọc (giảng viên, người hướng dẫn) dễ dàng theo dõi, đánh giá bài làm. Bài viết này sẽ tổng hợp các kỹ năng trình bày văn bản cơ bản mà mọi sinh viên cần nắm vững.

1. Hình thức trình bày chung

Các quy định về hình thức trình bày chung thường là bắt buộc và cần được tuân thủ nghiêm ngặt theo hướng dẫn của khoa/trường bạn. Tuy nhiên, sẽ có những tiêu chuẩn chung mà bạn nên biết.

1.1 Khổ giấy và Canh lề:

Khổ giấy: Luôn sử dụng khổ giấy A4 tiêu chuẩn.

Canh lề: Đây là phần quan trọng. Thông thường, quy định phổ biến nhất là:

• Lề trên (Top): 2 cm hoặc 2.5 cm

• Lề dưới (Bottom): 2 cm hoặc 2.5 cm

• Lề trái (Left): 3 cm hoặc 3.5 cm (để trừ hao phần đóng gáy tài liệu)

• Lề phải (Right): 1.5 cm hoặc 2 cm

Cách thực hiện trong Word: Vào tab Layout (hoặc Page Layout) > Margins > chọn Custom Margins.... Nhập các giá trị lề vào các ô tương ứng (Top, Bottom, Left, Right).

1.2 Font chữ và Cỡ chữ:

Font chữ: Sử dụng font chữ phổ biến và dễ đọc trong văn bản khoa học là Times New Roman.

Cỡ chữ: Cỡ chữ thông thường cho nội dung chính là 12pt hoặc đôi khi là 13pt tùy quy định. Cỡ chữ cho các tiêu đề cấp cao hơn có thể lớn hơn nhưng cần thống nhất.

Cách thực hiện trong Word: Chọn đoạn văn bản cần định dạng hoặc đặt con trỏ vào vị trí muốn gõ. Vào tab Home > tìm nhóm Font. Chọn "Times New Roman" từ danh sách font và nhập hoặc chọn cỡ chữ (ví dụ: 12) vào ô kích thước.

1.3 Dãn dòng và Căn nội dung:

Dãn dòng (Line Spacing): Khoảng cách giữa các dòng trong đoạn văn. Thông thường, dãn dòng được quy định là 1.5 lines. Điều này giúp văn bản thoáng hơn và dễ đọc hơn.

Căn nội dung (Alignment): Cách lề của đoạn văn. Đối với văn bản hành chính, thường là căn trái. Tuy nhiên, với văn bản khoa học như tiểu luận, báo cáo, bạn nên sử dụng căn đều hai bên (Justify) để các dòng được thẳng đều ở cả lề trái và lề phải, tạo sự gọn gàng, chuyên nghiệp cho toàn bộ trang giấy.

Cách thực hiện trong Word: Chọn đoạn văn bản cần định dạng. Vào tab Home > tìm nhóm Paragraph. Nhấn vào biểu tượng Line and Paragraph Spacing và chọn "1.5 Lines". Sau đó, nhấn vào biểu tượng Justify (biểu tượng có các dòng thẳng đều hai bên).

2. Trình bày tiêu đề, chương, mục rõ ràng

Cấu trúc bài viết cần được thể hiện rõ ràng qua hệ thống tiêu đề các cấp. Điều này giúp người đọc nắm bắt được bố cục và mối quan hệ giữa các phần.

2.1 Đánh số chương, mục, tiểu mục theo hệ thống:

Sử dụng hệ thống đánh số thập phân là phổ biến nhất (ví dụ: 1, 1.1, 1.1.1, 1.1.1.1).

• Chương: Số nguyên (Chương 1, Chương 2,...)

• Mục: Số của chương + số thứ tự mục (1.1, 1.2, ...)

• Tiểu mục: Số của mục + số thứ tự tiểu mục (1.1.1, 1.1.2, ...)

• Các cấp nhỏ hơn: (1.1.1.1, 1.1.1.2, ...)

Cách thực hiện trong Word: Sử dụng tính năng Multilevel List kết hợp với Heading Styles. Vào tab Home > nhóm Paragraph > nhấn vào biểu tượng Multilevel List. Chọn một định dạng đánh số liên kết với Heading (thường là định dạng có chữ Heading 1, Heading 2,...). Sau đó, áp dụng các Heading Styles (Heading 1, Heading 2, Heading 3,...) cho các tiêu đề chương, mục, tiểu mục tương ứng.

2.2 Tiêu đề Chương:

Thường được trình bày ở đầu một trang mới (sử dụng ngắt trang - Page Break). Sử dụng Heading Style 1. Font chữ có thể lớn hơn cỡ chữ nội dung (ví dụ: 14pt hoặc 16pt), in đậm, có thể viết hoa toàn bộ. Cần thống nhất cách trình bày (ví dụ: CHƯƠNG 1 hoặc Chương 1).

Cách thực hiện trong Word: Đặt con trỏ trước tiêu đề chương tiếp theo, vào tab Layout (hoặc Page Layout) > Breaks > Page. Sau đó, chọn tiêu đề chương, vào tab Home > nhóm Styles > chọn Heading 1. Tùy chỉnh định dạng cho Heading 1 (font, size, bold) bằng cách click chuột phải vào Heading 1 trong nhóm Styles > Modify....

2.3 Tiêu đề Mục và Tiểu mục:

Sử dụng Heading Style 2 cho mục (ví dụ: 1.1) và Heading Style 3 cho tiểu mục (ví dụ: 1.1.1), và các cấp Heading tiếp theo cho các tiểu mục nhỏ hơn. Cỡ chữ thường bằng cỡ chữ nội dung (12pt hoặc 13pt), in đậm. Không viết hoa toàn bộ (chỉ viết hoa chữ cái đầu tiên của từ đầu câu).

Cách thực hiện trong Word: Chọn tiêu đề mục/tiểu mục, vào tab Home > nhóm Styles > chọn Heading 2, Heading 3 tương ứng. Tùy chỉnh định dạng cho các Heading này thông qua "Modify...".

Lưu ý quan trọng: Việc sử dụng Heading Styles không chỉ giúp định dạng tiêu đề nhanh chóng, thống nhất mà còn là tiền đề để tạo Mục lục tự động một cách chính xác.

3. Trích dẫn và Tài liệu tham khảo đúng quy chuẩn

Trích dẫn nguồn thông tin là yêu cầu bắt buộc trong văn bản khoa học để tôn trọng quyền tác giả và tăng tính học thuật cho bài viết.

3.1 Sử dụng trích dẫn:

Có hai hình thức chính:

• Trích dẫn trực tiếp: Lấy nguyên văn một đoạn từ tài liệu gốc, đặt trong dấu ngoặc kép (hoặc định dạng khối riêng nếu dài) và ghi rõ nguồn (tên tác giả, năm xuất bản, số trang - tùy theo quy chuẩn).

• Trích dẫn gián tiếp: Diễn giải ý tưởng hoặc thông tin từ tài liệu gốc bằng ngôn ngữ của bạn, không đặt trong ngoặc kép nhưng vẫn phải ghi rõ nguồn (tên tác giả, năm xuất bản).

Quy chuẩn trích dẫn: Bạn cần tuân thủ một quy chuẩn trích dẫn nhất định theo yêu cầu của giảng viên hoặc khoa/trường, ví dụ như APA, IEEE, Harvard, Chicago, MLA, v.v. Mỗi quy chuẩn có cách trình bày nguồn trong bài (in-text citation) và trong danh mục tài liệu tham khảo khác nhau.

Cách thực hiện trong Word (Tính năng References): Vào tab References > nhóm Citations & Bibliography. Chọn Style trích dẫn (ví dụ: APA). Nhấn Insert Citation > Add New Source... để thêm thông tin tài liệu. Sau khi thêm, bạn có thể chèn trích dẫn vào vị trí mong muốn.

Xem thêm: 

APA là gì? Công cụ hỗ trợ trích dẫn hữu ích cho sinh viên

Mách bạn cách trích dẫn tài liệu tham khảo chuẩn APA

3.2 Danh mục Tài liệu tham khảo:

Đây là danh sách đầy đủ tất cả các nguồn mà bạn đã trích dẫn trong bài viết.

• Sắp xếp: Danh mục này phải được sắp xếp theo thứ tự A-Z theo tên tác giả (hoặc theo quy định cụ thể của từng quy chuẩn trích dẫn, ví dụ IEEE sắp xếp theo thứ tự được trích dẫn trong bài).

• Thống nhất kiểu trình bày: Mỗi loại tài liệu (sách, bài báo tạp chí, bài báo hội nghị, trang web,...) phải được trình bày theo một format nhất quán dựa trên quy chuẩn trích dẫn bạn đã chọn. Ví dụ:

  • Sách: Tên tác giả. (Năm). Tên sách. Nhà xuất bản.

  • Bài báo: Tên tác giả. (Năm). Tên bài báo. Tên tạp chí, Tập (Số), Trang.

Cách thực hiện trong Word: Sau khi đã thêm các nguồn vào danh sách sử dụng tính năng References (như mô tả ở trên), đặt con trỏ vào vị trí muốn chèn danh mục (thường là cuối bài). Vào tab References > nhóm Citations & Bibliography > nhấn vào biểu tượng Bibliography (hoặc Works Cited, References tùy Style). Chọn một định dạng chèn danh mục. Word sẽ tự động tạo danh mục dựa trên các nguồn bạn đã nhập và sắp xếp theo Style đã chọn.

4. Bố cục báo cáo tiểu luận / luận văn / nghiên cứu khoa học

Các phần của mỗi luận văn tùy thuộc vào từng đề tài cụ thể, thông thường bao gồm những phần, chương và thứ tự sau: 

- Trang bìa (có khung)

- Trang phụ bìa (không khung) 

- Lời cảm ơn (nếu có)

- Mục lục 

- Tóm tắt (nếu có) (tiếng Việt, tối đa 500 từ) 

- Danh mục bảng 

- Danh mục hình 

- Danh mục từ viết tắt (nếu có) 

- Chương 1: Giới thiệu 

- Chương 2: Lược khảo tài liệu/Tổng quan tài liệu 

- Chương 3: Phương pháp nghiên cứu

 - Chương 4: Kết quả và Thảo luận 

- Chương 5: Kết luận và kiến nghị 

- Tài liệu tham khảo 

- Phụ lục

Giải thích chi tiết:

Trang bìa: Là trang đầu tiên, cung cấp thông tin cơ bản về bài viết. Nội dung thường bao gồm: Tên trường, Tên khoa, Tên ngành, Tên đề tài (in đậm, cỡ lớn), Họ tên sinh viên, Mã số sinh viên, Lớp, Tên giảng viên hướng dẫn, Thời gian nộp báo cáo/tiểu luận. Cần trình bày cân đối, hài hòa trên trang giấy. 

Thông thường nếu là bài báo cáo thực tập tốt nghiệp hoặc bài nghiên cứu khoa học thì trang bìa sẽ có mẫu bắt buộc từ Khoa/Trường. Nếu vẫn chưa nhận được file bìa mẫu này, bạn hãy truy cập website của Khoa hoặc liên hệ giảng viên hướng dẫn để đảm bảo trình bày đúng yêu cầu.

Lời cảm ơn: (Nếu có) Trình bày lòng biết ơn đối với những người đã hỗ trợ bạn hoàn thành bài viết (giảng viên, gia đình, bạn bè, tổ chức/công ty thực tập...). Độ dài: nên gói gọn trong 1 trang A4.

Mục lục: Liệt kê các tiêu đề chương, mục, tiểu mục cùng với số trang tương ứng. Xem thêm: Hướng dẫn trình bày mục lục trong Word

+Danh mục bảng/hình: Liệt kê số thứ tự, tên của các bảng biểu và hình trong bài cùng số trang. 

Danh mục từ viết tắt: Liệt kê các từ/cụm từ viết tắt được sử dụng trong bài và ý nghĩa đầy đủ của chúng.

Phụ lục: (Nếu có) Bao gồm các tài liệu bổ sung không đưa vào phần nội dung chính nhưng liên quan đến bài viết (bảng số liệu thô, phiếu khảo sát, hình ảnh minh họa thêm, mã nguồn, v.v.).

Đánh số trang: thông thường sẽ đánh số trang bằng bảng chữ cái la mã ở các phần: lời cảm ơn, mục lục, danh mục bảng/hình/từ viết tắt; khi bắt đầu phần báo cáo về nội dung nghiên cứu sẽ được đánh số từ 1 trở đi. Tuy nhiên, cách thức trình bày trên có thể thay đổi tùy theo yêu cầu của giảng viên và trường học. Xem thêm: Hướng dẫn đánh số trang trong Word

Kết lại

Việc nắm vững các kỹ năng trình bày văn bản cơ bản không chỉ giúp bài tiểu luận hay báo cáo thực tập của bạn trông chuyên nghiệp, dễ đọc mà còn thể hiện sự cẩn thận, tỉ mỉ của người viết. Hãy luôn kiểm tra kỹ các quy định cụ thể về trình bày từ giảng viên hoặc khoa/trường của bạn để đảm bảo bài làm đạt yêu cầu cao nhất về cả nội dung và hình thức.